Plantillas modelo de facturas imprimibles en Excel y Word

Una plantilla modelo de factura proforma es un documento que garantiza que ambas partes estén en la misma página sobre un acuerdo que se realiza con fines comerciales. Este es un documento oficial y no es utilizado por los departamentos de Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar. Puedes usarlo como vendedor.

Descargar plantillas modelo de facturas en Excel

¿Qué es una factura proforma?

Pro forma se refiere a facturas incompletas. Una factura pro forma no contiene un número de factura. Para todas las facturas legales, este es un requisito. Esta factura solo se considera una cotización o estimación. Además, te permite delinear los bienes o servicios que te comprometes a vender. Incluye los precios de los servicios o bienes. Los clientes potenciales obtienen una visión general de los costos de los productos o servicios con la ayuda de esta factura. De esta manera, pueden tomar una decisión fácilmente. También debe consultar la Plantilla de factura de construcción.

Diferencia entre una factura y una factura pro forma:

Una factura es una herramienta comercial. Por lo general, contiene el importe total de los servicios o productos adeudados al cliente. Por otro lado, una factura pro forma es una declaración del vendedor. Declara los servicios o productos prestados al cliente en una fecha y hora determinadas.

¿Por qué necesita una factura proforma?

Por primera vez, cuando dos empresas planean hacer negocios juntas, la importancia de la factura proforma se vuelve evidente. A continuación se presentan algunas razones por las que necesita una factura pro forma;

Para proporcionar detalles:

Contiene todos los detalles de su transacción. De esta forma, el cliente tiene el conocimiento exacto de la cantidad que pagará. Esto tampoco deja riesgo de confusión o malentendido. Además, la factura le ayuda a cerrar tratos. Hace que los clientes se sientan cómodos con respecto a los términos de su transacción.

Ayuda a habilitar el pago:

Lo que es más importante, esta factura asegura el crédito para el cliente por la compra de los bienes o servicios que usted proporciona. Los compradores internacionales pueden usar este crédito antes de enviar los productos. Las transacciones internacionales no pueden tener lugar sin la factura.

Para cruzar fronteras:

La factura proforma se puede utilizar para asegurar facturas consulares y trámites aduaneros. También puede usarlo para identificar los valores de envío necesarios para calcular los impuestos de importación y los aranceles aduaneros.

Agiliza la facturación:

Tan pronto como haya finalizado la factura proforma, se puede finalizar rápidamente una factura comercial y luego enviarla a un cliente para los pagos.

¿Cómo se crea una factura proforma?

La factura proforma es una oferta de venta. No deberías subestimarlo. Siga los pasos a continuación para crear esta factura;

Al principio, viene un encabezado en su proforma. En el encabezado, debe usar las palabras «Factura Pro Forma». Además, incluya el nombre y el logotipo de su empresa. Todas estas cosas hacen que su negocio se destaque. Se recomienda que imprima el formulario de factura en el membrete oficial de la empresa. El membrete de una empresa ya debe incluir la información antes mencionada. A continuación, especifique sus datos de contacto y la fecha en que creó la factura y la fecha de vencimiento.

Los datos de contacto del comprador:

Aquí, debe proporcionar toda la información sobre su comprador y esto incluye la del comprador;

• nombre, número de teléfono
• Dirección de envio
• el nombre de su empresa
• la dirección de correo electrónico de su empresa

Añade el número de factura:

Cada factura necesita un número. Este número se utiliza para hacer referencia a la información contable de su empresa y la de su comprador. El sistema de numeración que seleccione es su elección. Puede comenzar desde cualquier lugar que desee. El, tienes números secuenciales.

Especifique su motivo para exportar las mercancías:

Por voz, debe especificar el motivo por el que exporta los bienes si planea utilizar la factura para exportarlos.

Agrega la información de envío:

En esta sección, incluya la siguiente información;

• el modo de transporte
• cuantos paquetes quieres enviar
• el peso bruto total del envío

Haga un desglose detallado de los cargos:

Es importante desglosar el envío y entrar en ciertos detalles. Tienes que ser lo más detallado posible. La mayoría de las facturas pro forma no se aceptan debido a que la información proporcionada a los compradores o vendedores no es importante. No informaba a los compradores de todo lo que debían saber. Al permanecer específico con los detalles, hay menos posibilidades de que el comprador opte por otro proveedor.

Mencione detalles como el envío, los impuestos y el monto total adeudado:

Primero debe consultar las leyes fiscales antes de hacer cualquier cálculo sobre los impuestos sobre las ventas adecuados. Nunca olvide agregar los gastos de manejo y envío necesarios. Esto comúnmente especifica los derechos recaudados en la aduana por cualquiera de los países para las exportaciones. Luego, anote la cantidad total. Debe indicarlo claramente en su factura.

Agregue el pie de página para especificar información adicional, como su política de devolución o la garantía de los productos que vende. Por último, tenga en cuenta que es importante agradecer al cliente por su negocio.

Mencione artículos adicionales si ve que hay una necesidad de estos:

Las facturas creadas para uso comercial internacional deben incluir la siguiente información;

• el número de referencia del comprador
• la fecha de consulta
• el precio de cada uno de los articulos
• el punto de entrega
• cualquier detalle del seguro
• gastos de aduana y envío
• desde el aeropuerto o puerto, la fecha estimada de envío

Además, también puede descargar la plantilla de factura en línea. También puede personalizarlo si su negocio requiere campos de información adicionales.

Conclusión:

En conclusión, una plantilla de factura proforma es una herramienta de declaración del vendedor que entrega servicios o productos al cliente en una fecha y hora determinadas. Es un documento oficial que vincula legalmente al vendedor con sus términos y condiciones.