Plantillas y ejemplos de mapas de procesos

Una plantilla de mapa de procesos es una herramienta útil que se utiliza en muchas organizaciones para describir visualmente el flujo de una tarea o proyecto. Este documento les ayuda a planificar y gestionar proyectos. El uso de una plantilla de mapa de procesos es una parte integral de la gestión de procesos empresariales. Dentro de su organización, para la creación de representaciones visuales de procesos de trabajo, le proporciona un marco.

Además, puede explicar la relación entre las entradas y los pasos que establecen un servicio o producto final con la ayuda del mapeo de procesos. El mapeo de procesos generalmente se relaciona con;

• Las tareas que realiza su negocio.
• Las razones detrás de la realización de estas tareas.
• El estándar de su negocio para el éxito.
• ¿Quién es responsable?
• El lugar y el tiempo que indica dónde y cuándo ocurren los diversos pasos.
• También te pueden gustar las plantillas de diagramas de flujo.

Diferentes tipos de plantillas de mapas de procesos:

Analicemos a continuación los diferentes tipos de plantillas de mapas de procesos;

Diagrama de flujo básico:

Este es el mas conocido mapa de proceso plantilla y un mapa simple que proporciona una visualización de los pasos en un proceso que incluye las salidas y las entradas. Puede utilizar el diagrama de flujo básico para;

• Planear nuevos proyectos
• Documentar y organizar un proceso.
• Resolver problemas.
• Ayudar a los equipos a mostrar sus ideas de manera más efectiva.
• Administrar e identificar flujos de trabajo.

Mapas de procesos de alto nivel:

Este tipo de plantilla de mapa de procesos indica las actividades centrales de un proceso específico. No contiene suficientes detalles sobre los ciclos de trabajo, los puntos de decisión y los roles involucrados. Es útil para;

• Definición y diseño de procesos de negocio.
• Determinar los detalles y pasos más esenciales de un determinado proceso.

Mapa detallado del proceso:

El mapa de proceso detallado indica una versión detallada de un proceso. Incluye todos los detalles de los subprocesos. Puedes usarlo para;

• Dar todos los detalles relevantes para cada uno de los pasos del proceso.
• Enumerar los puntos de decisión dentro de un proceso específico.

Diagrama de flujo de funciones cruzadas:

Para mostrar las relaciones entre las unidades funcionales y los pasos del proceso se utiliza este documento. Puedes usarlo para;

• Determinar los roles más importantes responsables del proceso y cómo son relevantes entre sí.
• Para indicar cómo fluyen los procesos a lo largo de los límites de su empresa.
• Analice posibles redundancias, fallas, demoras y más en los procesos.

SIPOC:

Este mapa muestra los componentes clave de un proceso que involucra Entradas, Proveedores, Procesos, Clientes y Salidas. Es útil para;

• Antes de crear un mapa más detallado, determine los elementos más significativos de un proceso.
• Explicar el alcance de un proceso complejo.
• Utilizar en la fase de Medición de la metodología DMAIC.

Mapa de flujo de valor:

Este tipo de plantilla de mapa de procesos se utiliza para visualizar el flujo de información y materiales necesarios para presentar su producto al consumidor. Puedes usarlo para;

• Para cada paso del proceso, registre las mediciones de las salidas y entradas.
• Determinar el desperdicio entre y dentro de los procesos.
• Identificar, enumerar y mejorar el flujo de materiales e información.
• Para obtener información sobre el flujo del proceso y la toma de decisiones.
• Analiza dónde tienes que prestar atención a tus subproyectos o proyectos en el futuro.

Descargar plantilla de mapa de procesos en Excel

Descargar plantilla de mapa de procesos en Excel

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Plantilla editable de mapa de procesos en Excel

¿Cómo crear un mapa de procesos?

Para desarrollar una plantilla de mapa de procesos efectiva, siga los pasos a continuación;

Seleccione un proceso:

En primer lugar, determine la razón por la que tiene que crear un mapa de procesos. Analice el inicio, concéntrese en los eventos que crearon la demanda del mapa de procesos y actívese detrás del proceso. Para satisfacer el final, defina de forma única el final que contiene las condiciones o parámetros. Además, haga un documento que contenga información sobre los detalles de;

• el proceso especifico
• expectativas de los accionistas
• problemas de negocios
• el alcance del proceso
• objetivos de negocios

Determine el alcance de cada paso del proceso:

Es importante analizar todo el proceso y recopilar información y datos. Debe documentar adecuadamente esta recopilación de datos y observaciones. También debe determinar todos los parámetros involucrados en el proceso, como los proveedores, la maquinaria y más.

Programa tus recursos:

Los sistemas que intervienen en el proceso, debe identificarlos. Para esto, durante el diseño del mapa, debe cambiar su mentalidad de funcional a orientada al proceso. Puede lograr esto prestando atención a los roles en lugar de a los trabajos. Las tareas involucradas, las personas involucradas y el tiempo estimado requerido para la finalización deben programarse adecuadamente.

Seleccione su técnica de mapeo:

Ahora, debe seleccionar una técnica de mapeo, como un diagrama de flujo de implementación o un diagrama de flujo de proceso. Planifique el proceso de realización de entrevistas con personas individuales y grupos focales después de seleccionar la técnica. Para comprender los organigramas anteriores, las descripciones de puestos y los esfuerzos de mapeo, debe revisar su mapa de procesos anterior.

Entrevistas de conducta:

Ya que ha establecido las entrevistas en el mapa del proceso, llévelas a cabo en una secuencia de roles. Debe demostrar el objetivo, el propósito y el alcance de estas entrevistas. Además, explique los mapas de procesos a los participantes para que pueda obtener resultados efectivos. Además, es importante establecer e identificar lo siguiente al realizar las entrevistas;

• los roles
• tareas de entrada
• tareas de salida
• realizado
• decisiones
• enlaces a otros procesos

Realice el proceso tal cual:

Tienes que dar un detalle preciso de todas las actividades que transformaron las entradas en salidas. Sin tener en cuenta el llamado «procedimiento operativo estándar» o «debe ser un proceso», es hora de mapear el proceso.

Analizar, evaluar y aprobar:

Revise su diagrama de flujo para verificar lo siguiente;

• cualquier retraso
• despidos
• papeles ambiguos
• pasos innecesarios
• Tiempo del ciclo
• flujos de actividad repetidos
• lapso de actividad
• bucles de reelaboración
• cuellos de botella

Después de eso, evalúe el desempeño del proceso. Después de la revisión final, es hora de colocar sus firmas junto con otras personas autorizadas. También debe consultar las Plantillas de planes de comunicación.

Conclusión:

En conclusión, una plantilla de mapa de procesos efectiva lo ayuda a facilitar mejoras en sus procesos comerciales. Durante la definición de la propiedad del proceso, los límites del proceso, las métricas del proceso y las responsabilidades del proceso, este documento identifica las repeticiones, los retrasos y los cuellos de botella. Los mapas de procesos simplifican sus proyectos y ahorran tiempo.